همزمان با برگزاری جلسه ستادی ارکان اجرایی با حضور دکتر امیر کوین (رئیس هیات گلف استان)، دکتر اکبر ریحانی (عضو هیئت رئیسه)، علیرضا رهبری ( دبیر هیات گلف استان)، بهروز علیاری (رئیس گلف شهرستان تبریز)، میلاد رهبری جاوید (رئیس کمیته مینی گلف)، شاهین محمودی ( رئیس کمیته کروکت)، مرتضی تقی پور ( رئیس کمیته فنی)، مصطفی ابراهیمی (مسئول کمیته برگزاری مسابقات) و سرکار خانم ها گیتا علیزاده ( نائب رئیس هیات گلف استان) و زهرا نراقی (رئیس کمیته وودبال) دفتر اداری جدید هیات گلف استان بمنظور بهره مندی دوستداران گلف و اهالی این رشته پرطرفدار راه اندازی شد تا به جامعه محترم ورزش استان بصورت روزانه ارائه خدمات دهد.
در ابتدای این مراسم دکتر امیر کوین رئیس هیات گلف استان ضمن عرض تبریک به مناسبت فرارسیدن ماه مبارک رمضان و آرزوی قبولی طاعات و عبادات با اشاره به راه اندازی دفتر هیات گلف استان پس از حدود سه دهه گفت: به منظور فراهم نمودن زمینه مساعد در جهت گسترش رشته گلف و ایجاد انگیزه و نیز برنامه ریزی دقیق نسبت به جذب آحاد مردم به این رشته ورزشی و کشف استعدادها، راه اندازی اولین دفتر اداری بعد از حدود سه دهه که یکی از بزرگترین دغدغه های اینجانب بوده است تقدیم اهالی رشته گلف می گردد.
کوین با اشاره به اهمیت هم افزایی فرابخشی و استفاده از ظرفیت های بین دستگاهی، و استفاده بهینه از امکانات و منابع برای پرورش جوانان سالم افزود: تفاهم نامه فی مابین دانشگاه آزاد تبریز و هیات گلف استان آذربایجان شرقی در راستای همگانی کردن رشته ورزشی گلف و احداث زمین استاندارد در محیط دانشگاه و میزبانی این دانشگاه از رویدادهای مهم استانی و کشوری منعقد گردیده است.
سایر حاضرین در جلسه نیز در سخنانی جداگانه از تلاش ها ، حمایت‌ها و اقدامات تحسین برانگیز رئیس هیات گلف استان در راه اندازی دفتر اداری هیات گلف استان که به آرزوی بزرگ برای دوستداران گلف استان مبدل شده بود تقدیر و تشکر کردند. همچنین در خصوص وظایف هیات ها و کمیته های تخصصی، برگزاری دوره‌های آموزش و استعدادیابی، آماده سازی زمین‌های گلف و مینی گلف استان و جذب سرمایه گذار بحث و تبادل نظرهای لازم صورت گرفت.