به مناسبت فرا رسیدن روز ارتباطات، فرصتی دست داد تا با سرکار خانم زهرا اسلامی، مسئول پرتلاش و با سابقه واحد خبر روابط عمومی دانشگاه تبریز به گفت‌وگو بنشینیم. وی که بیش از دو دهه در حوزه روابط عمومی فعالیت داشته و پیش از آن نیز در نشریات مختلف قلم زده‌اند، تجربیات ارزشمندی در این عرصه اندوخته‌اند. خانم اسلامی در سال ۱۴۰۱ به عنوان کارشناس فعال از سوی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری مورد تقدیر قرار گرفتند و واحد خبر دانشگاه تبریز نیز در سال ۱۴۰۳ موفق به کسب عنوان برگزیده در جشنواره دریچه شد.
خانم اسلامی لطفا خودتان را بیشتر برای مخاطبان ما معرفی کنید.
زهرا اسلامی مسئول واحد خبر روابط عمومی دانشگاه تبریز هستم. و حدود ۲۰ سالی هست در روابط عمومی فعالیت دارم و قبل از آن در نشریات مختلف نیز فعالیت داشتم. در کل از ابتدا (سال ۱۳۸۴) که وارد فعالیت در حرفه روابط عمومی شدم با کارها و امورات این حوزه آشنا بودم. در سال ۱۴۰۱مدیر وقت روابط عمومی دانشگاه در یک اقدام خوب واحد خبر را تشکیل داد و بنده را هم به عنوان مسئول واحد خبر معرفی کرد که تشکیل واحد خبر یک کار مثبتی بود که کارهای خبری دانشگاه واقعا ساماندهی شد. در همان سال ۱۴۰۱ از سوی وزارت علوم، تحقیقیات و فناوری به عنوان کارشناس فعال معرفی شدم که لوح تقدیری با امضای دکتر زلفی وزیر وقت دریافت کردم. در سال ۱۴۰۳ نیز واحد خبر دانشگاه تبریز در جشنواره دریچه ویژه رسانه‌ها و روابط عمومی‌های دانشگاه‌ها موسسات آموزش عالی پژوهشی و فناوری موفق به کسب عنوان برگزیده شد و لوح تقدیری از سوی وزیر وقت دریافت کردیم.
به طور کلی می توان گفت که چون قسمتی از فعالیت روابط عمومی مربوط به بحث رسانه و خبر است از این لحاظ وجه مشترکی با مطبوعات و خبرگزاری ها و در کل رسانه ها دارد که شاید همین امر باعث شده که بیشتر روزنامه نگاران به مرور در ادارات و در روابط عمومی جذب شوند که البته این هم خودش جای بحث و بررسی دارد که آیا این اتفاق موفق بوده یا خیر.
با توجه به پیشرفت تکنولوژی و ظهور شبکه‌های اجتماعی، روابط عمومی‌ها چگونه باید استراتژی‌های خود را به‌روز کنند؟
تکنولوژی و شبکه های اجتماعی هم کار را برای فعالان حوزه روابط عمومی سخت کرده و هم به نوعی به کمک این بخش آمده که البته کمک و جنبه های مثبت آن برتری دارد.
دنیای دیجیتال جایی برای مکث و توقف ندارد و همه چیز خیلی سریع در حال پیشروی است و کار، جایی سخت و یا پیچیده می شود که مطالب و اخبار درستی منتشر نشوند که بعد از انتشار این گونه مطالب نادرست، به نوعی می توان گفت که همکاران روابط عمومی که نماینده و رابط سازمان ها با افکار عمومی هستند، وارد چالشی ناخواسته خواهند شد که اگر به درستی مدیریت نشود، نتایج و بازخورد خوبی نخواهد داشت. بارها اتفاق افتاده که با درج یک خبر یا موردی که اصلا اتفاق نیفتاده و وجود خارجی نداشته و به خاطر وجود شبکه های اجتماعی به سرعت پخش شده و سازمان وارد یک بحران شده است. به طور کلی مثال هایی از این دست خیلی زیاد است، ولی به جرات می توان گفت که تکنولوژی و شبکه های اجتماعی ارتباط بین مردم و سازمان را بیشتر کرده و خیلی وقتها دیده می شود که فضای مجازی از خود روابط عمومی ها جلوتر می‌زنند و این نشان از آن دارد که شاغلین روابط عمومی باید به سرعت خود را به روز کنند.
روابط عمومی از یک لحاظ، اداره به حساب می‌آید، چون وابسته به سازمان است؛ ولی به دلیل ماهیت کاری اش می تواند به عنوان یک رسانه که همانند رسانه ها و خبرگزاری ها فعالیت می کند، نیز به حساب آید. پس همین باعث می شود که حتما روابط عمومی به روز باشد و به سرعت آموزش ببیند. مطالعه کتابهای منتشر شده در این حوزه، شرکت در دوره های مختلف آموزشی که الان به لطف تکنولوژی به صورت برخط هم می توان از آنها استفاده کرد، همه این گزینه ها می توانند یک روابط عمومی را به سمت آگاهی و بروز بودن سوق دهند.
روابط عمومی با پتانسیل هایی که دارد می تواند گامهای موثری را برای پیشبرد اهداف کوتاه مدت و البته بلندمدت سازمان بردارد؛ با توجه به روند روبه رشد ارتباطات و حرکت بسیار شتابنده تکنولوژی و وسایل ارتباط جمعی، فعالان این عرصه می بایست اطلاعات و دانسته های خود را باید همواره به روز رسانی نمایند و در این راستا از کارکنان خلاق، با تجربه، تحصیل کرده و دارای دانش تخصصی روز و با معلومات بالا بهره مند شوند تا به صورت کارشناسانه با کمترین خطا در رفتار و ایجاد ارتباط صحیح مسیرهای مناسب و راهکار لازم را برای رسیدن به اهداف سازمان انتخاب نمایند.
در واقع به طور خلاصه می توان این طور گفت که استفاده هدفمند از فناوری‌ها، ابزارها و تکنولوژی‌های دنیای دیجیتال نیاز به آموزش دارد که باید این امر به صورت جدی پیگیری شود.
به عنوان مسئول روابط عمومی، چه برنامه‌هایی برای بهبود ارتباط با مخاطبان و ذینفعان سازمان خود دارید؟
این سوال را اجازه بدهید اینگونه پاسخ دهم که اگر من یک مدیر بودم چه برنامه هایی برای ارتباط و تعامل دوسویه داشتم؟ جوابم این است که کلی برنامه خواهم داشت، اما در عمل بنا به دلایل متعددی شاید به همه برنامه ها مجال و امکان انجام نرسد. اما در حالت کلی کار روابط عمومی هم ساده است هم پیچیده. پس هم به راحتی می توان با مخاطبان ارتباط گرفت و هم در برخی مواقع واقعا ممکن است مسیر این ارتباط و تعامل پر پیچ و خم باشد. صداقت و شفافیت بهترین مسیر برای ارتباط و تعامل با مخاطبان هست. هر چند که من اعتقاد دارم اگر یک سازمان مخاطبان را در کنار خود ببیند و برنامه و روال را طوری مدیریت کند که مخاطبان خودشان را جزئی از سازمان بدانند و به نوعی سازمان را متعلق به خودشان بدانند، نصف راه تعامل و ارتباط طی شده است. مخاطب اگر صداقت و البته دقت در ارتباط ببیند، قطعا اعتماد می کند که این اعتماد هم حتما یکی از راهبردهای روابط عمومی برای ارتقای سازمان است.
نقش روابط عمومی در بحران‌ها و شرایط اضطراری چیست؟
روابط عمومی در تمامی موارد واقعا می تواند کمک بزرگی برای سازمان باشد، به ویژه در شرایط اضطراری و به اصطلاح بحرانی. روابط عمومی با یک حرکت درست می تواند اوضاع را آرام کند که هم سازمان آسیب نبیند و هم حق مخاطب ادا شود. روابط عمومی اگر خبره باشد و کاربلد، به راحتی می تواند بحران به وجود آمده را مدیریت کند، به شرطی که مدیریت سازمان واقعا و عمیقا به روابط عمومی اعتقاد و اعتماد داشته باشد و کار به خود روابط عمومی سپرده شود.
صداقت و صراحت کلام و البته به روز بودن از بزرگترین و والاترین ویژگی های افرادی باید باشد که در روابط عمومی شاغل هستند. با علم به مطالب روز و صداقت و همچنین صراحت هیچ بحرانی ادامه نخواهد یافت و مطمئن باشید مخاطب با وجود این سه ویژگی قانع خواهد شد و اقناع مخاطب، برای رفع بحران بسیار سودمند خواهد بود.
آیا سازمان شما برنامه‌ای برای مدیریت بحران‌های احتمالی دارد؟
نه تنها سازمان ما بلکه بیشتر سازمان ها حتما برای بحران های احتمالی برنامه دارند و البته از ضروری ترین و حیاتی ترین مواردی است که باید حتما تدابیری برای برطرف کردنش اندیشیده شود، شاید سالی یکبار به کار بیاید، ولی همان یکبار مدیریت بحران برای سازمان بسیار کمک خواهد کرد.
در دورانی زندگی می کنیم که اخبار با سرعت بالایی منتشر می‌شوند و اطلاعات زودتر از آن‌چیزی که فکرش را بکنید به مخاطبان می رسند و این رخداد در کنار مزایایی که دارد ممکن است چالش‌های بزرگی را به وجود آورد و تصویر آنها را دچار مشکل کند و اگر سازمان یک برنامه کامل برای مدیریت این بحران و یا چالش اعم از پاسخگویی سریع و به موقع و و همچنین درست را نداشته باشد وارد یک بحران خواهد شد که شاید جبران ناپذیر باشد و مدت ها سازمان را وارد حاشیه کرده و درگیر کند.
شما مزایا و معایب مطبوعات محلی را به عنوان یک مسئول روابط عمومی در چه مواردی می‌دانید؟ نظرتان در خصوص نشریه «صدای زنان» چیست؟
اینکه با وجود مشکلات فراوان چه مادی و چه معنوی، خیلی تلاش می کنند تا دیده شوند بسیار قابل احترام است.
مطبوعات محلی، همکاران روابط عمومی هستند که انتقاد سازنده می‌کنند
مطبوعات محلی واقعا به نوعی همکاران روابط عمومی محسوب می شوند که در مواردی که لازم است انتقاد هم می کنند که این انتقاد بسیار به سود سازمان هاست و واقعا به روابط عمومی کمک خواهد کرد. اما وقتی این انتقاد جایش را به تخریب و انتشار مطالبی که بار منفی دارد، می دهد متاسفانه این تعامل از مسیر خود خارج می شود و معمولا نتایج خوبی به همراه ندارد.
ارتباط با رسانه مهم‌ترین وظیفه روابط عمومی است و من از صمیم قلب دوست دارم با رسانه ها ارتباط بسیار نزدیکی داشته باشیم و برای این ارتباط هر دو طرف باید تلاش کنند و واقعا یک دست صدا ندارد، اگر رسانه به درستی نقد کند و این نقد را پیگیری کند حتما این نقد در راستای ارتقای سازمان خواهد بود و در این حالت رسانه به عنوان یک بازو و همکار روابط عمومی عمل می کند که بهترین حالت همکاری است.
صدای زنان، فراتر از یک نشریه عمل میکند
نشریه صدای زنان که به نوعی پیشرو در پرداختن به مسایل بانوان محسوب می شود با مدیریت هوشمندانه و تعامل بسیار عالی واقعا اتفاقات خوبی را در حوزه زنان رقم می‌زند و به مرور و با صبر و استمرار در هدف و عمل باعث شده زنان و حتی مردان جامعه به مسائل حوزه زنان با حساسیت و دقت بیشتری بنگرند؛ به طوریکه به طور مستمر شاهد تشکیل جلسات مهمی از سوی بانوان فعال و مسئولین هستیم که نشانه بسیار خوبی از ورود زنان به اجتماع است. زنانی که ممکن است در اجتماع باشند ولی به معنای واقعی. مثلا شاغل هستند ولی شاید به مسایل مختلف حساس نبودند ولی با اتفاقاتی که نشریه صدای زنان رقم می زند هر روز به تعداد خانم هایی که در جلساتی با موضوعات مختلف حضور می یابند، بیشتر می شود و این واقعا نشانه خوبی ست برای حضور خود زنان که باعث خواهد شد مسئولان نیز زنان را به معنای واقعی درک کنند و مسائل مربوط به حوزه زنان بررسی و واقعا برای این موارد تصمیم سازی شود.
در واقع نشریه صدای زنان فراتر از یک نشریه عمل میکند و به نظر من با وجود موانع فراوان که در جامعه شاهد هستیم بسیار خوب عمل کرده است.
از موانع تا فرصت‌ها؛ درباره چالش‌های زنان در روابط عمومی
به نظر شما چه چالش‌های خاصی برای بانوان در حوزه روابط عمومی وجود دارد؟ آیا فرصت‌های برابری برای پیشرفت شغلی بانوان در روابط عمومی سازمان شما وجود دارد؟
زنان همواره نشان داده اند که در انجام امور محوله و تصمیم گیری و برقراری ارتباط با ارباب رجوع از صبر و حوصله نسبتا بالایی برخوردار هستند و به ویژه با توجه به ظرافت هایی که در علوم ارتباطات و روابط عمومی ها وجود دارد، توانمندی بیشتری در این زمینه دارند.
زنان توانایی های خاص خود را دارند که البته مشکلات و موانعی هم سر راهشان وجود دارد. زنان شاغل هم به علت مسئولیتهای خانه و محل کار هم دغدغه های خاص خود را دارند. اما کار در روابط عمومی اگر البته به معنای واقعی بهش نگاه کنیم نه روابط عمومی سنتی، کمی متفاوت تر از سایر حوزه‌ها هست که این تفاوت، کار را کمی سخت تر میکند. تعدد و تنوع کاری، زمان و ساعت های نامشخص کاری حتی در ادارات، نبود مرزبندی مشخص و شفاف در کارها، سختی کار در روابط عمومی را دوچندان می کند به خصوص برای بانوان که مسئولیت مهمی هم در خانواده دارند. همچنین کار در روابط عمومی تا حدودی هم چالش برانگیز است و نسبتا انرژی، وقت و حوصله بیشتری صرف امورات روابط عمومی می شود و چون زنان در خانه و خانواده هم مسئولیت دارند، باید انرژی بیشتری صرف کنند و به نوعی باید در هر دو جا فداکاری کنند تا کار پیش برود.
به نظر شما چه اقداماتی می‌توان انجام داد تا حضور بانوان در سطوح مدیریتی روابط عمومی پررنگ‌تر شود؟
برای حضور زنان نه تنها در سطوح مدیریتی در روابط عمومی بلکه در سایر زمینه ها هم علم و آگاهی و درایت خود زنان در اولویت قرار دارد و اما موضوعی که در ادامه، کار را کمی پیچیده میکند، حمایت هست چه از طرف سایر خانم ها و چه از طرف مردان. یک زن وقتی در پستهای مدیریتی قرار میگیرد واقعا انرژی مضاعفی نیاز دارد تا زیر بار مسئولیتهای متعدد کم نیاورد و در این راستا نیاز به حمایت دارد. حمایت به معنای واقعی نه در شعار. زنان بعضا کلی تلاش می کنند که فقط خودشان را ثابت کنند و این مورد، چقدر انرژی آنها را میگیرد.
ذکر این نکته هم ضروری است که باید توجه بیشتری به ارتقای توانمندی‌های آنان شود و فرصت‌های بیشتری برای شرکت زنان در تصمیم‌گیری‌ها و مدیریت سازمان‌ها فراهم شود.
به نظر شما تفاوت دیدگاه و رویکرد بانوان در روابط عمومی نسبت به آقایان چیست و چگونه می‌توان از این تفاوت‌ها به نفع سازمان استفاده کرد؟
به خاطر تفاوت شخصیتی و تفاوت های روانشناختی زنان و مردان، دقیقا به هر دوی آنان در روابط عمومی نیاز است. نیاز است که برای تعادل در تقسیم مسئولیت ها از هر دو سرمایه انسانی یعنی هم زنان هم مردان در روابط عمومی باشند و اگر مدیری بتواند از روی این تفاوت‌ها، امورات را تقسیم کند، نصف راه را با موفقیت طی خواهد کرد.
آیا در سازمان شما، تیمی متشکل از بانوان برای بررسی و حل مشکلات خاص بانوان در روابط عمومی وجود دارد؟
هر اداره و سازمانی مشاور در امور بانوان دارد و بالطبع زنان آن سازمان هم برای بررسی و رفع مشکلات و مطرح نمودن مسائل مربوط به خودشان به مشاور بانوان مراجعه می کنند که همین امر منجر به تشکیل تیمی متشکل از بانوان همان سازمان می شود. اما تیم بانوان مختص روابط عمومی به شکل رسمی وجود ندارد.
چه توصیه‌ای برای بانوان جوانی که قصد ورود به حوزه روابط عمومی را دارند، دارید؟
در یک کلام باید بگویم فعالیت در روابط عمومی واقعا زمان نمی شناسد و از آنجایی که زنان در خانواده هم نقش موثر و مهمی دارند، باید هر دو محیط را مدیریت کنند که هیچ کدام لطمه ای نبیند و این واقعا انرژی مضاعفی می طلبد، ولذا باید به درستی مدیریت کنند که با توجه به توانایی هایشان معمولا به درستی مدیریت می کنند و البته یک نکته بسیار مهم این است که هم خانواده و هم همکاران به عنوان حامی نقش پررنگی در موفقیت زنان در این عرصه خواهند داشت. پس اگر خانمی این قدرت را در خود میبیند که توانایی تحمل و مدیریت امورات را دارد، می تواند وارد دنیای پر از تنوع، چالش و البته جذاب روابط عمومی شوند.